Ragionare sugli effetti che la digitalizzazione dei processi attinenti alla gestione di contratti e di lavori pubblici potrebbe generare nei confronti della figura del Responsabile Unico del Procedimento (RUP) implicherebbe il dar corso a una corposa ed estesa trattazione.
In questa sede, tuttavia, è possibile affrontare uno dei principali aspetti, quello legato alla possibile equivalenza tra un Responsabile Unico del Procedimento e un Client Project Manager (PM).
Sotto un profilo normativo, a prescindere da quanto previsto nella Linea Guida ANAC relativa, il rimando normativo è alle norme UNI EN ISO 19650, per l’Information Management, e alla norma UNI ISO 21500, per il Project Management.
Come già indicato nel progetto di norma UNI 11337-8, in fase di redazione, si tratta di comprendere in che misura la digitalizzazione rafforzerebbe e faciliterebbe l’operato del RUP come PM, ammesso che egli o ella ne possegga effettivamente conoscenze, abilità e competenze.
Di conseguenza, posto che il Responsabile Unico del Procedimento possa effettivamente svolgere le funzioni del Project Manager, così come definite nella dottrina corrispondente, sarebbe il caso di valutare se esse sarebbero semplicemente rafforzate oppure snaturate dalla digitalizzazione dei processi.
Per prima cosa, occorre osservare come, al di là del Documento di Indirizzo Preliminare, collegabile al Capitolato Informativo, l’ordinamento non preveda che il Responsabile Unico del Procedimento rediga un Piano di Gestione del Procedimento, equiparabile al Project Execution Plan.
Si tratta di una grave lacuna che priva l’amministrazione pubblica di un documento direttore fondamentale, da cui, anche digitalmente, occorrerebbe iniziare.
In buona sostanza, però, la digitalizzazione tende a far sì che i documenti di pianificazione e di programmazione, in vista del monitoraggio, del controllo e della sorveglianza, si evolvano gradualmente in strumenti.
L’ambiente di condivisione dei dati, in particolare, appare destinato a divenire un dispositivo di regolazione dei processi attraverso specifici flussi di lavoro che disciplinino la produzione, la detenzione, la riservatezza e la sicurezza dei dati, oltre che la loro estrazione.
Se immaginiamo che, nel prossimo futuro, l’ambiente di condivisione dei dati funga da ecosistema digitale per l’affidamento e per l’esecuzione dei contratti, il RUP/PM, assieme al dirigente della struttura organizzativa, oltre che avvalersi di una struttura interna di supporto per il Project Management e oltre che disporre di Bim Manager, di Bim Coordinator e di Bim Specialist, dovrebbe essere coadiuvato da un CDE Manager ovvero dovrebbe egli o ella stesso/a essere in grado di adempiere a tale funzione.
È chiaro, infatti, che allorché i procedimenti e gli endoprocedimenti si attueranno interamente all’interno della piattaforma digitale, il Responsabile Unico del Procedimento avrà la possibilità di controllarne e di monitorarne gli andamenti in tempo reale, anche in remoto, avendo di volta in volta a che fare con progettisti, direttori dei lavori, coordinatori per la sicurezza, collaudatori, e via dicendo, oltre che con le controparti e altri attori.
Si ponga, ad esempio, mente alla gestione dei percorsi autorizzativi, delle procedure espropriative o delle procedure competitive di aggiudicazione dei contratti.
In tutti questi casi, il Bim, vale a dire specifici modelli e strutture di dati, relazionabili anche parametricamente, contenuti in modelli informativi, potrà offrire il proprio contributo all’interno di un ambito ben più vasto di gestione delle informazioni.
Per questa ragione, per il Responsabile Unico del Procedimento, i modelli informativi devono essere configurati originariamente, attraverso i requisiti informativi inerenti all’organizzazione di appartenenza (OIR) in rapporto alle esigenze che i cespiti immobiliari o infrastrutturali dovranno soddisfare nel ciclo di vita secondo quanto definito nei requisiti informativi relativi agli aspetti patrimoniali (AIR).
Da ciò discende il processo che permette di stabilire in che modo i requisiti informativi attinenti al procedimento (PIR) potranno contribuire alla gestione numerica, computazionale, dello stesso e dei suoi endoprocedimenti.
Senza aver assolto a questo percorso, il Piano di Gestione del Procedimento, il Documento di Indirizzo Preliminare e il Capitolato Informativo, pur essendo tutti rivolti allo stesso Project, non potranno garantire il governo integrato dei flussi di dati riguardanti il procedimento.
La gestione del procedimento digitalmente abilitata, il Digitally Enabled Project Management, assume sembianze assolutamente inedite poiché, infatti, situa le classiche prassi della Gestione delle Commesse entro un ambito in cui i dati numerici consentono azioni di Intelligence (specificamente di Insight, di Detection o di Prediction) nei confronti di tutti gli attori coinvolti e, inversamente, su di esso medesimo.
È palese che l’obiettivo finale dell’operato del Responsabile Unico del Procedimento attenga alla mitigazione dei rischi connessi al procedimento, inclusi quelli attinenti alla regolarità e alla liceità: per questa ragione, le analitiche sui dati relativi ai soggetti coinvolti appaiono determinanti.
Naturalmente, il RUP dovrebbe operare su tutti i versanti previsti dal corpus dottrinale del Project Management (quantità, tempo, costo, qualità, salute, sicurezza, ambiente) cercando di acquisire la comprensione tempestiva degli accadimenti in atto.
Il ruolo del Responsabile Unico del Procedimento richiede, perciò, che l’amministrazione pubblica, in funzione di stazione appaltante o di amministrazione concedente, possegga un sistema di gestione dei processi digitalizzati, in parte coincidente con quanto previsto dal DM 560/2017 a proposito dell’atto organizzativo.
In altre parole, i singoli Project, gestiti dai RUP, devono essere collocati sinergicamente entro il Portfolio o il Programme dell’amministrazione pubblica, supervisionato dal dirigente competente: entro il Management of the Projects.
Sotto questo profilo, la digitalizzazione deve investire tutte le unità organizzative coinvolte nel procedimento, ben oltre il Bim e il decreto ministeriale stesso.
È chiaro, infatti, che ciò comporta l’estensione dell’ambiguità di applicazione dell’ambiente di condivisione dei dati all’intero ecosistema digitale di Gestione del Programma Pluriennale, innescando una serie di mediazioni e interlocuzione tra i rappresentanti eletti, le figure apicali e i RUP.
L’esito principale della Gestione Digitalizzata Integrata dei Procedimenti non potrà riguardare che, perciò, l’efficacia della Gestione Patrimoniale dell’amministrazione pubblica.
